2016年5月24日火曜日

快適な会議のすすめ方

最近、社内会議が楽しい。

つまり状況についての報告があり、そこから課題を見つけ、解決策を考え、そして実行していく。そんなプロセスのための集まり。

単に報告をするだけの集まりじゃなくて、モロモロの作戦を考えだしていく集まり。会じゃなくて会議だしね。

当たり前のことだけど、なかなかこの「当たり前」を常態化するのに紆余曲折があった。


幸いなことに、うちの社員は意識も能力も高い。それでも会議をやると、全く発言をしない社員がいる。自分の意見を出さないということは、報告もなく、課題を見つけることにも貢献できず、解決策を考えることにも貢献できないわけだ。

正直それじゃぁ会議に参加する必要はない。

黙って俺の言うとおりやれ。とか全然ダメだと思うし、愛すべきウチの社員のチカラを噛みあわせるのが、なによりも大切なわけだし。

色々やり方を工夫したんだけど、Googleの真似をしはじめてから、ガラリと変わった。

もともとぼくらは、拠点が福岡と東京にわかれている。だから昔はSkypeを使っていたんだけど、まずこれをHangoutに変えた。Hangoutを特に気に入っているところは、カレンダーから参加できるところ。


Googleカレンダーで予定を作ると、「ビデオ通話」というところがあり、ここのリンクをクリックすると、会議室に入れる。

会議に参加する人は、カレンダーに会議の予定が入る。だから、だれかがビデオ会議の準備をする必要もなく、つまり時間が来たら、みんなここからHangoutの仮想会議室に入って会議がはじまるのを待てばいいだけ。

Skypeの場合、会議がはじまると参加者を順番に繋いで行ったりして、音が出るとか出ないとか、色々ガタガタやっているうちに15分くらいすぐ経ってしまう。これが運営上はかなりストレス。Hangoutを使ったら、劇的に改善。

そして会議のテーマにあわせて報告を聞き、意見を出し合う。

Hangoutで画面共有も使ったりするんだけど、Google DocsGoogle Spreadsheetで資料を作成しておいて、参加者には事前に共有しておく。

DocsやSpreadsheetは、同じ書類を開きながら、誰かが修正をしたり追記したりしている様子がわかる。DocsやSpreadsheet自体にもチャット機能があり、討議している資料に対する意見やコメントをチャットに流すこともできるし、コメント機能を使って特定の場所に対するアイディアを共有することもできる。

意見のある人が意見を書き、それをみながら別の人がコメントを書いたり、まとめあげていく。

みんなが大きな書類を前にしてワイワイガヤガヤ課題や解決策について討議し、それがドンドン記録として残っていくという感じ。

全く新しいテーマが産まれた時は、あたらしいドキュメントを開く。

真っ白なドキュメントに、意見を交わしながらみんなの考えが書き込まれていく。

議事録係がいるわけでもなく、後で見返してよくわからないようなホワイトボードの写真が残るわけでもなく。

つまり会議というのは、結構複雑なコミュニケーションの組み合わせで成立しているのであって、そういった複合的なコミュニケーションが円滑に進み始める。

そして最も大切なところなんだけど、情報は、個人のパソコンに閉じ込めておくのではなく、みんなが共有できる場所におき、個人の視点を全体の視点に変えていく。

こうすることで、情報だけでなく、考えるプロセスも共有されはじめ、会社が動こうとしていることと、社員が取り組んでいることの連携が強くなっていく。

こうした仕組みがあって、そして社員の、ちょっと感動的なアイディアが出てきたりして、それが会社をグングン前に進めるチカラになっているのが実感できて。

だから、社内会議が楽しい。ホントに。

そしてこういうツールを開発したGoogleって、やっぱすげーなー。と思うわけだ。

そして、こういうモロモロのツールがすげー。と一所懸命教えてくれたのは元サンマイクロシステムズでGoogleに転職した時の藤井ちゃんで、社内でもっと積極的に使うべきだと言ってたのは、ウチの会長なわけだけど、最初のぼくの反応は、「へー」だったんだけどね。ホントにごめん。

4 件のコメント:

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